Verjährung und Verfall von Urlaub – Übersicht der Neuerungen im Urlaubsrecht

Ende des Jahres 2022 und Anfang 2023 hat das Bundesarbeitsgericht mehrere äußerst bedeutende und praxisrelevante Fragen zur Verjährung und zum Verfall von Urlaubs- bzw. Urlaubsabgeltungsansprüchen geklärt und somit die Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs umgesetzt.

Diese Fragen betreffen nahezu jeden Arbeitgeber und Arbeitnehmer im täglichen Arbeitsalltag. Leider ist vielen die Fülle an Vorschriften und Neuerungen nicht bekannt.

Insbesondere nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses entstehen oft Streitigkeiten über die Urlaubsansprüche. Doch diese Konflikte können vermieden werden.

Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht zu den Fragen der Verjährung und des Verfalls von Urlaubsansprüchen.

Worum ging es in den Entscheidungen?

In den Entscheidungen ging es um Fragen zum Verfall und der Verjährung von Urlaubs- und Urlaubsabgeltungsansprüchen.

Zuerst ist aber wichtig zu klären, was der Unterschied zwischen Urlaubsanspruch und Urlaubsabgeltungsanspruch besteht.

Der Urlaubsanspruch und der Urlaubsabgeltungsanspruch sind zwei verschiedene Konzepte im Arbeitsrecht, die sich auf den Anspruch eines Arbeitnehmers auf Erholungsurlaub beziehen.

Der Urlaubsanspruch bezieht sich auf das Recht eines Arbeitnehmers, eine bestimmte Anzahl von Urlaubstagen im Jahr zu nehmen und währenddessen weiterhin sein Gehalt oder seinen Lohn zu erhalten. Dieser Anspruch ermöglicht es dem Arbeitnehmer, sich zu erholen, neue Energie zu tanken und seine Work-Life-Balance zu wahren. Der Urlaubsanspruch ist also ein Anspruch auf tatsächliche Freizeit.

Der Urlaubsabgeltungsanspruch hingegen bezieht sich auf die finanzielle Entschädigung für nicht genommenen Urlaub. Es kann verschiedene Gründe geben, warum ein Arbeitnehmer seinen Urlaub nicht nehmen kann oder möchte, wie beispielsweise betriebliche Erfordernisse oder persönliche Umstände. In solchen Fällen kann der Arbeitnehmer stattdessen eine Abgeltung in Form einer finanziellen Vergütung verlangen. Der Urlaubsabgeltungsanspruch ermöglicht es dem Arbeitnehmer, den Wert seines nicht genommenen Urlaubs in Geld umzuwandeln.

Es ist wichtig zu beachten, dass der Urlaubsabgeltungsanspruch normalerweise nur dann entsteht, wenn der Urlaub nicht genommen werden kann und dies nicht auf das Verschulden des Arbeitnehmers zurückzuführen ist.

Verjährung von Urlaub

Die Fragen zur Verjährung des Urlaubs waren lange Zeit offen und wurden schließlich vom Bundesarbeitsgericht Ende 2022 endgültig geklärt.

Was ist eine Verjährung?

Die Verjährung bezieht sich auf die Frist, innerhalb derer Ansprüche geltend gemacht werden können. Gemäß § 194 Abs. 1, 195 des Bürgerlichen Gesetzbuches gibt es eine regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren. Nach Ablauf dieser Frist können Ansprüche in der Regel nicht mehr durchgesetzt werden, selbst wenn sie gerechtfertigt sind. Bisher war unklar, ob diese Verjährungsregelungen auch für den Urlaubsanspruch gelten.

Worum ging es in dem Fall?

In dem vom Bundesarbeitsgericht entschiedenen Fall ging es um die Klage einer Steuerfachangestellten.

Sie war bereits seit über 20 Jahren im Betrieb tätig und sammelte 101 Urlaubstage an. Nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses verlangte sie die Abgeltung dieser Urlaubstage, da sie diese während des Arbeitsverhältnisses nicht vollständig nehmen konnte. Der Arbeitgeber stellte sich auf den Standpunkt, dass die Ansprüche zum Teil bereits verjährt seien, und verweigerte die Zahlung.

Das Bundesarbeitsgericht setzte im September 2022 die Vorgabe des Europäischen Gerichtshofs um und stellte klar, dass Ansprüche auf den gesetzlichen Mindesturlaub grundsätzlich der regelmäßigen dreijährigen Verjährungsfrist unterliegen. Allerdings beginnt diese Frist erst dann zu laufen, wenn die Arbeitgeber ihre Beschäftigten auf die noch vorhandenen Urlaubsansprüche und deren Verfall ausdrücklich hingewiesen haben und die Beschäftigten den Urlaub trotz dieses Hinweises nicht genommen haben.

Da der Arbeitgeber in dem oben erwähnten Fall seine Mitarbeiterin nicht auf den Verfall der angesammelten Urlaubstage hingewiesen hat, waren die Ansprüche nicht verjährt.

Ob die Urlaubsansprüche verjähren, hängt entscheidend davon ab, ob die Hinweispflichten erfüllt wurden.

Verfall von Urlaub

Von der Frage der Verjährung ist der Verfall des Urlaubs abzugrenzen.

Der Verfall des Urlaubs ist in § 7 Absatz 3 Bundesurlaubsgesetz geregelt. Diese Vorschrift besagt, dass der Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden muss. Der Urlaub verfällt somit grundsätzlich zum Ende eines Kalenderjahres. Eine Übertragung des Urlaubs ist ausnahmsweise möglich, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Der Urlaub ist jedoch in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs zu nehmen.

Beim Verfall des Urlaubs gilt bereits seit 2018, dass dieser nur dann eintritt, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten ordnungsgemäß erfüllt. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber die Beschäftigten in die Lage versetzen muss, ihre Urlaubsansprüche wahrzunehmen. Dazu gehört unter anderem, dass der Arbeitgeber die Beschäftigten auf noch vorhandene Urlaubsansprüche und deren Verfall hinweist. Erst wenn der Arbeitgeber diese Hinweispflicht erfüllt hat und die Beschäftigten den Urlaub trotzdem aus freien Stücken nicht nehmen, tritt der Verfall des Urlaubs ein

Anspruch auf Abgeltung von Urlaub

Der Anspruch auf Abgeltung des nicht genommenen Urlaubs unterliegt nach Ansicht des Bundesarbeitsgerichts als Zahlungsanspruch den gesetzlichen Regelungen der Verjährung. Diese wurden schon oben dargestellt.

Die dreijährige Verjährungsfrist für den Urlaubsabgeltungsanspruch beginnt hier in der Regel am Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet, ohne dass es auf die Erfüllung der Mitwirkungsobliegenheiten ankommt.

Bei der Verjährung des Urlaubsabgeltungsanspruches ist damit – im Gegensatz zur Verjährung von Urlaubsansprüchen – nicht entscheidend, ob der Arbeitgeber seine Beschäftigten auf den nicht genommenen Urlaub und dessen Verfall hingewiesen hat.

Diese Unterscheidung ist nach Ansicht des Gerichts deshalb gerechtfertigt, da die Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Zäsur bildet. Der Urlaubsabgeltungsanspruch ist anders als der Urlaubsanspruch nicht auf Freistellung von der Arbeitsverpflichtung zu Erholungszwecken unter Fortzahlung der Vergütung gerichtet, sondern auf dessen finanzielle Kompensation beschränkt.

Zudem endet die strukturell schwächere Stellung des Arbeitnehmers, aus der der Europäische Gerichtshof die Schutzbedürftigkeit des Arbeitnehmers bei der Inanspruchnahme von Urlaub ableitete, mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Der Urlaubsabgeltungsanspruch kann als Zahlungsanspruch zudem – ebenfalls im Gegensatz zum Urlaubsanspruch – auch den tarif- oder arbeitsvertraglichen Ausschlussfristen unterliegen und somit nach einer sehr kurzen Zeit verfallen.

Wie hat die Unterrichtung zu erfolgen?

Hierzu gibt es keine bestimmten Vorgaben. Arbeitgeber müssen aber ihre Beschäftigten in die Lage versetzen, dass diese ihre Urlaubstage tatsächlich nehmen können. Empfehlenswert wäre ein Hinweisschreiben, das jedes Jahr – im besten Fall zu Beginn des Jahres – den Beschäftigten ausgehändigt wird.

Dieses sollte folgende Komponenten enthalten:

  • Information über die Anzahl der vorhandenen Urlaubstage

Der Arbeitgeber hat beispielsweise konkret zu ermitteln, wie viele Urlaubstage aus dem laufenden und den Vorjahren noch nicht genommen worden sind. Die Information sollte sich auch auf den Zusatzurlaub beziehen, falls ein Anspruch auf einen solchen besteht.

  • Aufforderung, den Urlaub zu nehmen

Der Arbeitgeber sollte die Beschäftigten auffordern, den Urlaub zu nehmen. Diese Aufforderung hat so rechtzeitig zu erfolgen, dass genügend Zeit verbleibt, den Urlaub im laufenden Kalenderjahr noch zu nehmen.

  • Belehrung über den drohenden Verfall

In dieser Belehrung muss der Zeitpunkt angegeben werden, wann der Urlaub verfällt. Wie oben erwähnt, verfällt der Urlaub grundsätzlich am Ende des Kalenderjahres oder nach Ablauf des zulässigen Übertragungszeitraums.

Eine bestimmte Form für die Unterrichtungs- und Hinweispflicht wird zwar nicht verlangt, aus Beweiszwecken sollte aber zumindest die Textform gewählt werden. Das heißt, dass die o.g. Hinweise zum Beispiel auch digital erfolgen können.

Wie ist die Situation, wenn der Urlaub aufgrund Erkrankung nicht genommen werden konnte?

Bei Langzeiterkrankten galt bisher die „15-Monatsfrist“, nach der der gesetzliche Urlaub bei fortlaufender Arbeitsunfähigkeit bis zum 31. März des zweiten Folgejahres verfällt. Das Bundesarbeitsgericht hat sich im Dezember 2022 erneut mit dieser Frage befasst und bestätigt, dass die 15-Monatsfrist weiterhin besteht.

Es muss jedoch zwischen Urlaubsansprüchen unterschieden werden, die vor der Langzeiterkrankung entstanden sind, und solchen, die während einer solchen entstanden sind. Wenn ein Arbeitnehmer aufgrund gesundheitlicher Gründe seit Beginn des Urlaubsjahres bis zum 31. März des zweiten Folgejahres daran gehindert war, den Urlaub zu nehmen, erlischt der Urlaubsanspruch, auch wenn der Arbeitnehmer nicht darauf hingewiesen wurde.

In diesem Fall spielt es keine Rolle, ob der Arbeitgeber seinen Mitwirkungspflichten nachgekommen ist, da diese nicht zur Inanspruchnahme des Urlaubs hätten beitragen können, so das Gericht. Ein Hinweis hätte also nichts geändert.

Anders verhält es sich, wenn der Arbeitnehmer im Urlaubsjahr tatsächlich gearbeitet hat, bevor er aus gesundheitlichen Gründen arbeitsunfähig wurde.

In einem solchen Fall verfällt der Urlaubsanspruch nicht, wenn der Arbeitgeber es versäumt hat, bis zum Zeitpunkt der Erkrankung den erforderlichen Hinweis auf den Urlaubsanspruch zu geben.

Praxistipps:

  • Arbeitgeber sollten darauf achten, ihre Pflichten zur Information und Aufforderung bezüglich Urlaubsansprüchen ordnungsgemäß zu erfüllen, um eine Ansammlung von Urlaubstagen zu vermeiden.
  • Wenn Arbeitgeber nicht rechtzeitig auf den Verfall von Urlaubstagen hinweisen, können diese weder verfallen noch verjähren.
  • Urlaubsabgeltungsansprüche hingegen können sowohl verjähren als auch verfallen, selbst wenn der Arbeitgeber die Beschäftigten nicht darüber informiert hat.
  • Die Verjährungsfrist für Urlaubsabgeltungsansprüche beginnt am Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet, und spätestens drei Jahre danach verjähren sie.
  • Es ist jedoch möglich, dass Ansprüche auf Urlaubsabgeltung aufgrund von tarif- oder arbeitsvertraglichen Ausschlussfristen bereits viel früher verfallen können.
  • Bei solchen arbeitsvertraglichen Ausschlussfristen kann es aber nur dann zum Verfall von Urlaubsabgeltungsansprüchen kommen, wenn diese wirksam vereinbart worden sind, was sehr häufig nicht der Fall ist.
  • Bei der Gestaltung von Arbeitsverträgen ist es wichtig, auf die Kontrolle der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und die neuesten gerichtlichen Vorgaben zu achten.

Sie haben weitere Fragen zu Urlaubsregelungen? Melden Sie sich gerne bei mir! Ich freue mich, Ihnen behilflich sein zu können!