Nachweisgesetz – Warum es wichtig ist, dieses zu kennen und was hier zu beachten ist?
Die Änderungen des Nachweisgesetzes sind bereits seit dem 01. August 2022 wirksam. Dennoch haben viele Unternehmen die Vorgaben des Gesetzes weiterhin nicht oder nicht ordnungsgemäß umgesetzt, was zu hohen Bußgeldern führen kann. Es ist daher von großer Bedeutung, die gesetzlichen Vorgaben nicht zu vernachlässigen und zeitnah umzusetzen.
Was regelt überhaut das Nachweisgesetz?
Das Nachweisgesetz (NachwG) regelt, dass der Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses schriftlich zu fixieren und diese den Arbeitnehmern unterschrieben auszuhändigen.
Die Fixierung der wesentlichen Arbeitsbedingungen soll nach dem Willen des Gesetzgebers der Rechtssicherheit und Rechtsklarheit in den Arbeitsverhältnissen dienen.
Nach den neuen Vorschriften des Nachweisgesetzes müssen mindestes folgende Vertragsbedingungen in Schriftform festgehalten und den Arbeitnehmern ausgehändigt werden:
- der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
- der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
- bei befristeten Arbeitsverhältnissen: das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
- der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann,
- eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,
- sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit,
- die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung,
- die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,
- bei Arbeit auf Abruf:
- die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat,
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- die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden,
- der Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und
- die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat,
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- die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,
- die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
- ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung,
- bei Vorhandensein einer betrieblichen Altersversorgung – Angaben dazu
- das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren,
- ein Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen.
Das Gesetz schreibt bislang ausdrücklich vor, dass der Nachweis in elektronischer Form ausgeschlossen ist.
Die Informationen müssen zwingend in Papierform vorliegen.
Wann muss der Arbeitgeber diese Nachweise liefern?
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Nachweise zu bestimmten Zeitpunkten zu liefern.
Am ersten Arbeitstag müssen bereits Angaben Namen und Anschriften der Vertragsparteien, die Höhe des Arbeitsentgelts und die Arbeitszeit in schriftlicher Form vorliegen.
Weitere Informationen wie Arbeitsbeginn und Dauer des Arbeitsverhältnisses, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Arbeitszeit, Angaben zur Abrufarbeit und die Anordnung von Überstunden müssen spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses den Beschäftigten ausgehändigt werden.
Alle übrigen Angaben müssen spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen sein.
Es ist empfehlenswert, die Vertragsunterlagen gleich zu Beginn vollständig zu haben, um nicht auf die unterschiedlichen Fristen achten zu müssen.
Eine einheitliche und umfassende Vertragsurkunde, die sofort ausgehändigt wird, ist daher sinnvoll, um mehrere Fristen und Schriftstücke zu vermeiden.
Wie ausführlich müssen die Angaben sein?
Das Gesetz legt sehr detaillierte Anforderungen an die Nachweispflichten fest.
Es müssen beispielsweise die genauen Arbeitszeiten und Ruhepausen definiert werden. Auch Sonderprämien oder andere Zusatzleistungen müssen schriftlich festgehalten werden.
Sollten sich im Laufe des Arbeitsverhältnisses die Vertragsbedingungen ändern, ist der Arbeitgeber verpflichtet, diese Änderungen schriftlich mitzuteilen. Diese Mitteilung muss bereits am Tag, an dem die Änderungen in Kraft treten, erfolgen.
Das Nachweisgesetz gibt es schon länger, was hat sich konkret geändert?
Das Nachweisgesetz hat in der aktuellen Fassung einige wichtige Änderungen erfahren.
In der früheren Version waren zwar bereits Nachweispflichten festgelegt, jedoch wurden bei Nichteinhaltung keine Konsequenzen vorgesehen. Das hat sich nun geändert, da Verstöße gegen die Nachweispflichten mit Bußgeldern geahndet werden können.
Zusätzlich fordert das Gesetz nun detailliertere Pflichtangaben und schreibt neue Informationen vor, die in vielen Arbeitsverträgen zuvor nicht enthalten waren. Ein Beispiel dafür ist die Unterrichtung über das Kündigungsverfahren, die neu hinzugekommen ist.
Die Vertragsunterlagen müssen nun Hinweise auf das einzuhaltende Verfahren bei einer Kündigung, das Schriftformerfordernis, die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage enthalten.
Insbesondere die Hinweise auf das Kündigungsverfahren und die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage waren bisher in Arbeitsverträgen üblicherweise nicht enthalten.
Es ist daher von großer Bedeutung, dass Arbeitgeber diese neuen Anforderungen beachten und die Vertragsunterlagen entsprechend aktualisieren, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.
Welche Bußgelder drohen bei Nichterfüllung der Nachweispflichten?
Bei Verstößen gegen die Hinweispflichten, sei es durch unzureichende, unvollständige, nicht vorschriftsmäßige oder verspätete Erfüllung, handelt es sich um Ordnungswidrigkeiten, die mit Geldbußen von bis zu 2.000 EUR pro Verstoß und pro Arbeitnehmer geahndet werden können.
Hat sich in der Mustervorlage ein Fehler eingeschlichen, kommt dieser mehrfach vor und kann mehrfach geändert werden.
Müssen alle Alt-Arbeitsverträge überarbeitet werden?
Für Arbeitsverhältnisse, die vor dem 1. August 2022 begonnen haben, reicht es aus, den Beschäftigten auf deren Verlangen hin eine Zusammenfassung der wesentlichen Vertragsbedingungen (einschließlich der neuen Hinweispflichten) auszuhändigen. Es ist in der Regel kein neuer Arbeitsvertrag erforderlich. Die relevanten Informationen können zum Beispiel in einem separaten Dokument zusammengefasst werden. Die Zusammenfassung der Vertragsbedingungen muss dem Beschäftigten spätestens sieben Tage nach Erhalt der Anfrage ausgehändigt werden.
Die Verträge, die ab dem 1. August 2022 geschlossen werden, müssen zwingend den neuen Anforderungen entsprechen, die unabhängig von der Art des Beschäftigungsverhältnisses (Vollzeit, Teilzeit, befristet, Minijob).
Wo besteht jetzt konkret Handlungsbedarf für Unternehmen?
Es ist wichtig, vorhandene Vertragsvorlagen und -muster zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Die bisherigen Vertragsvorlagen sollten im Zweifel nicht weiterverwendet werden, um keine Bußgelder zu riskieren.
Sind weitere Änderungen geplant?
Ja, die Bundesregierung plant im Rahmen der Maßnahmen zum Abbau von Bürokratie auch eine Lockerung der strengen Regelungen des Nachweisgesetzes. Konkret soll eine Regelung im Nachweisgesetz eingeführt werden, die besagt, dass Arbeitgeber keinen schriftlichen Nachweis über wesentliche Vertragsbedingungen mehr erteilen müssen, wenn der Arbeitsvertrag in einer „gesetzlich anerkannten elektronischen Form“ abgeschlossen wurde. Diese Regelung soll auch für Änderungen an wesentlichen Vertragsbedingungen gelten.
Die elektronische Form bedeutet in diesem Zusammenhang aber nicht, dass die Verträge per einfacher E-Mail abgeschlossen werden können. Stattdessen bezieht sich die elektronische Form auf die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur. Diese Signatur muss bestimmte Sicherheitsanforderungen erfüllen.
Zusätzlich müssen die Vertragsunterlagen vollständig sein und die erforderlichen Angaben gemäß dem Nachweisgesetz enthalten.
