Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit – aktuelle Rechtslage

Im Herbst letzten Jahres hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) eine viel beachtete Entscheidung zur Arbeitszeiterfassungspflicht gefällt. Das Gericht stellte fest, dass alle Unternehmen verpflichtet sind, ein System einzuführen und zu nutzen, mit dem die geleistete Arbeitszeit der Beschäftigten erfasst werden kann. Diese Verpflichtung hat das Gericht aus den arbeitsschutzrechtlichen Normen abgeleitet und darauf hingewiesen, dass eine Arbeitszeiterfassungserfassungspflicht schon bislang vorhanden war. Der Gesetzgeber musste dringend handeln, um diese Pflicht inhaltlich auszugestalten.

Im April 2023 hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) den ersten Gesetzesentwurf zur Arbeitszeiterfassung in Form eines Referentenentwurfs veröffentlicht.

Obwohl es noch ungewiss ist, ob dieser Entwurf verändert wird und wann das Gesetz in Kraft tritt, ist es dennoch ratsam, sich bereits jetzt mit den geplanten Änderungen auseinanderzusetzen, da die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits jetzt besteht. Dies folgt aus dem „Stechuhr-Urteil“ des Europäischen Gerichtshofs (EuGH, Urteil vom 14.5.2019 – C-55/18) und der EU-Richtlinie über bestimmte Aspekte der Arbeitszeitgestaltung (2003/88/EG).

Die wichtigsten Änderungen:

Der Gesetzesentwurf sieht insbesondere eine Änderung des § 16 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) vor.

Unternehmen haben demnächst folgende Pflichten zu erfüllen:

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Arbeitgeber sind danach verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen.

Die Aufzeichnung muss zwingend am Tag der Arbeitsleistung erfolgen. Dies ist nach der Begründung zum Gesetzesentwurf notwendig, um eine objektive und verlässliche Aufzeichnung zu gewährleisten.

Spätere Korrekturen von Fehlbuchungen oder das Nachtragen von versäumten Buchungen bleiben aber grundsätzlich möglich. Diese sollten aber möglichst zeitnah erfolgen.

Durch die gesetzliche Vorgabe, dass die Erfassung in elektronischer Form zu erfolgen hat, soll dem Arbeitgeber die Kontrolle der aufgezeichneten Arbeitszeit (beispielsweise durch bessere Lesbarkeit, IT-gestützte Auswertung der Unterlagen) erleichtert werden.

Eine bestimmte Art der elektronischen Aufzeichnung schreibt der Entwurf nicht vor. Es kommen hier somit die gängigen Zeiterfassungsgeräte, Apps auf einem Mobiltelefon oder die Nutzung von Tabellenkalkulationsprogrammen in Betracht.

Möglich ist auch eine kollektive Arbeitszeiterfassung durch die Nutzung und Auswertung elektronischer Schichtpläne. Voraussetzung ist, dass daraus Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der einzelnen Arbeitnehmer abgeleitet werden können. Zudem müssen etwaige Abweichungen erfasst werden.

Aufbewahrungspflichten

Die Arbeitszeitnachweise sind grundsätzlich zwei Jahre aufzubewahren.

Wird der Schichtplan als Arbeitszeitnachweis verwendet, ist dieser samt Aufzeichnung von Abweichungen zwei Jahre aufzubewahren.

Auskunftspflichten

Das Arbeitszeiterfassungssystem muss nach dem Willen des Gesetzgebers für jede Arbeitnehmerin und jeden Arbeitnehmer zugänglich sein. Arbeitgeber sind künftig verpflichtet, ihre Beschäftigten auf Verlangen über die aufgezeichnete Arbeitszeit zu informieren.

Auf Verlangen ist den Betroffenen zudem eine Kopie der Aufzeichnungen zur Verfügung zu stellen.

Die Arbeitszeitaufzeichnungen können auch vom Betriebsrat eingesehen werden.

Für wen sollen die neuen Regelungen gelten und gibt es Ausnahmen von diesen Pflichten?

Die neuen Regelungen gelten für alle Unternehmen, unabhängig von deren Größe und Branche. Somit sind alle Arbeitgeber von den besagten Pflichten betroffen.

Auf leitende Angestellte dürften sich diese Pflichten aber nicht erstrecken. Hier muss es sich jedoch um einen „echten“ leitenden Angestellten im Sinne des § 5 Abs. 3 Betriebsverfassungsgesetz und nicht um einen Arbeitnehmer mit Führungsverantwortung oder einen „Abteilungsleiter“ handeln.

Was gilt, wenn bereits eine Aufzeichnung aufgrund anderer Regelungen vorgenommen wird, zum Beispiel im Rahmen einer geringfügigen Tätigkeit nach dem Mindestlohngesetz?

Laut Begründung zum Gesetzentwurf bestehen die Regelungen zur Aufzeichnung der Arbeitszeit nach dem Arbeitszeitgesetz separat und zusätzlich neben anderen Aufzeichnungspflichten.

Die Arbeitszeitaufzeichnungspflichten im Arbeitszeitgesetz und in anderen Gesetzen sind unabhängig voneinander zu erfüllen. Sie werden unabhängig voneinander kontrolliert.

Kann die Erfassung der Arbeitszeit von den Beschäftigten selbst vorgenommen werden?

Ja, eine solche Möglichkeit sieht der Gesetzesentwurf vor. Die Pflichten können somit delegiert werden. Konkret heißt es im Entwurf, dass die Aufzeichnung durch Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer selbst oder durch Dritte erfolgen kann. Als „Dritte“ kommen zum Beispiel Vorgesetzte oder Entleiher von Leiharbeitnehmern in Betracht.

Zu beachten ist, dass der Arbeitgeber auch im Falle einer Übertragung der Auszeichnungspflichten auf die Beschäftigten oder Dritte für die ordnungsgemäße Umsetzung der gesetzlichen Regelungen verantwortlich bleibt.

Das bedeutet konkret, dass Arbeitgeber im Falle einer Übertragung der Auszeichnungspflichten auf andere Personen diese anderen Personen schulen und die Aufzeichnungen zumindest durch Stichproben regelmäßig kontrollieren sollten.

Werden durch die Arbeitsschutzbehörde bei einer Kontrolle Verstöße festgestellt, kann sich ein Arbeitgeber in einem solchen Fall nur dann entlasten, wenn er nachweist, dass er die Personen, auf die er die Erfassungspflichten übertragen hat, ordnungsgemäß über die Pflichten informiert und zudem stichprobenartige Kontrolle durchgeführt hat.

Kann eine sogenannte Vertrauensarbeitszeit noch vereinbart werden?

Laut Begründung zum Gesetzesentwurf schließen sich Arbeitszeitaufzeichnung und „Vertrauensarbeitszeit“ nicht aus. Bei einer Vertrauensarbeitszeit verzichtet der Arbeitgeber auf die Festlegung von Beginn und Ende der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit. Er „vertraut“ dabei darauf, dass die Beschäftigten der vertraglichen Arbeitsverpflichtung nachkommen, ohne dieses zu überprüfen.

Auch in einem solchen Fall bleibt aber allein der Arbeitgeber der Verantwortliche und muss deshalb sicherstellen, dass ihm eventuelle Verstöße gegen die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes zu Dauer und Lage der Arbeits- und Ruhezeiten bekannt werden. Wie das genau vonstattengehen soll, schreibt das Gesetz nicht vor.

Was gilt für Unternehmen mit Sitz im Ausland, wenn diese Arbeitnehmer in Deutschland beschäftigen?

Arbeitgeber sind verpflichtet, die für die Kontrolle der Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften erforderlichen Aufzeichnungen im Inland in deutscher Sprache bereitzuhalten. Dies gilt für die gesamte Dauer der tatsächlichen Beschäftigung, mindestens jedoch für die Dauer der gesamten Werk- oder Dienstleistung. Die Frist darf aber zwei Jahre nicht überschreiten.

Auf Verlangen der Aufsichtsbehörde sind die Unterlagen auch am Ort der Beschäftigung bereitzuhalten, bei Bauleistungen auf der Baustelle.

Mögliche Änderungen durch Tarifvertragsparteien

Der Entwurf schreibt vor, dass in einem Tarifvertrag oder aufgrund eines Tarifvertrags in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung Abweichungen vereinbart werden können. Diese können insbesondere eine nichtelektronische Form der Aufzeichnung oder eine spätere Aufzeichnung (maximal aber nach 7 Tagen) zulassen.

Bei Beschäftigten, bei denen die gesamte Arbeitszeit wegen der besonderen Merkmale der ausgeübten Tätigkeit nicht gemessen oder nicht im Voraus festgelegt wird oder von ihnen selbst festgelegt werden kann, kann zudem eine Ausnahme von der Erfassungspflicht vorgesehen werden.

Ist eine Übergangsregelung geplant?

Ja, der Entwurf enthält eine nach Unternehmensgröße gestaffelte Übergangsregelung für die Einführung eines elektronischen Systems der Arbeitszeiterfassung. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt aber bereits jetzt schon. Die Übergangsregelungen beziehen sich nur auf die Form der Erfassung.

Danach können alle Unternehmen bis zu einem Jahr nach Inkrafttreten des Gesetzes die Arbeitszeit auch nicht elektronisch, also zum Beispiel handschriftlich aufzeichnen.

Für Unternehmen mit weniger als 250 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern gilt die Übergangsregelung zwei Jahre, für solche mit weniger als 50 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern fünf Jahre.

Kleinbetriebe (auch ausländische) können dauerhaft von der elektronischen Aufzeichnung der Arbeitszeiten abweichen und diese handschriftlich vornehmen.

Sind Geldbußen bei Verstößen zu erwarten?

Verstöße gegen Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und Informationspflichten stellen Ordnungswidrigkeiten dar und können mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu 30.000 Euro sanktioniert werden. Das betrifft auch die Verletzung von Auskunfts- und Herausgabepflichten.

PRAXISTIPPS:

Der Entwurf setzt letztlich die Entscheidungen des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts um. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits jetzt. Aktuell wird lediglich über die genaue Ausgestaltung dieser Pflicht diskutiert. Unternehmen müssen Arbeitszeiterfassungspflichten einführen, falls sie noch nicht vorhanden sind, um rechtskonform zu sein.