Ausschlussfristen im Arbeitsrecht: Wann verfallen Ansprüche?

Offene Gehaltszahlungen, nicht ausgezahlte Boni, Provisionen oder Überstundenvergütungen können schneller verfallen, als viele Beschäftigte vermuten. Denn im Arbeitsrecht gilt häufig nicht allein die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren. Arbeitsverträge und Tarifverträge enthalten oftmals sogenannte Ausschlussfristen, die eine Geltendmachung innerhalb weniger Monate verlangen.

Wird eine solche Frist versäumt, kann ein Anspruch endgültig verloren gehen, obwohl er ursprünglich berechtigt war.

Allerdings ist nicht jede Ausschlussfrist wirksam. Insbesondere bei vorformulierten Arbeitsverträgen bestehen rechtliche Grenzen. Das BAG hat hierzu in zahlreichen Entscheidungen wichtige Anforderungen aufgestellt.

Wann arbeitsrechtliche Ansprüche verfallen, welche Fristen gelten und unter welchen Voraussetzungen eine Verfallsklausel unwirksam ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was sind Ausschlussfristen im Arbeitsrecht?

Ausschlussfristen, auch Verfallfristen genannt, bestimmen, innerhalb welchen Zeitraums Ansprüche aus einem Arbeitsverhältnis geltend gemacht werden müssen. Sie sollen sicherstellen, dass Beschäftigte und Unternehmen zeitnah Klarheit über bestehende Forderungen erhalten.

Solche Regelungen finden sich häufig in Arbeitsverträgen und Tarifverträgen. Sie können insbesondere Ansprüche auf Arbeitsvergütung, Sonderzahlungen, Überstundenvergütung oder Schadensersatz erfassen.

Ist eine Ausschlussfrist wirksam vereinbart und wird sie nicht eingehalten, erlischt der betroffene Anspruch grundsätzlich. Anders als bei der Verjährung muss sich die Gegenseite nicht erst auf den Fristablauf berufen.

Entscheidend ist deshalb nicht allein, ob ein Anspruch besteht, sondern auch, ob er rechtzeitig geltend gemacht wurde.

Was ist der Unterschied zwischen Verjährung und Verfall?

Die gesetzliche Regelverjährung beträgt gemäß § 195 BGB drei Jahre. Nach § 199 Abs. 1 BGB beginnt sie grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die anspruchsberechtigte Person Kenntnis von den maßgeblichen Umständen sowie der Person des Schuldners erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen.

Nach Eintritt der Verjährung bleibt der Anspruch rechtlich bestehen. Die verpflichtete Vertragspartei kann seine Erfüllung jedoch verweigern, indem sie sich auf die Verjährung beruft (§ 214 BGB).

Bei einer Ausschlussfrist ist die Rechtsfolge weitreichender. Wird eine wirksame Ausschlussfrist versäumt, erlischt der von ihr erfasste Anspruch grundsätzlich.

Die gesetzliche Verjährungsfrist bietet deshalb keine Sicherheit, wenn daneben wirksame arbeitsvertragliche oder tarifvertragliche Ausschlussfristen gelten.

Welche Ausschlussfristen gelten im Arbeitsvertrag?

Im Arbeitsrecht wird zwischen einstufigen und zweistufigen Ausschlussfristen unterschieden.

Einstufige Ausschlussfrist

Eine einstufige Ausschlussfrist verlangt, dass ein Anspruch innerhalb eines bestimmten Zeitraums gegenüber der anderen Vertragspartei geltend gemacht wird.

In vorformulierten Arbeitsverträgen beträgt diese Frist regelmäßig drei Monate ab Fälligkeit des Anspruchs.

Beispiel:

Eine beschäftigte Person hat Anspruch auf eine Bonuszahlung, die am 31. März fällig wird. Der Arbeitsvertrag sieht vor, dass sämtliche Ansprüche innerhalb von drei Monaten nach Fälligkeit in Textform geltend gemacht werden müssen.

Die Bonusforderung muss damit grundsätzlich spätestens am 30. Juni gegenüber dem Unternehmen geltend gemacht werden. Unterbleibt dies, kann der Anspruch verfallen, sofern die Klausel wirksam ist und den Bonusanspruch erfasst.

Zweistufige Ausschlussfrist

Bei einer zweistufigen Ausschlussfrist genügt es nicht, die Forderung zunächst gegenüber der anderen Vertragspartei geltend zu machen.

Wird die Forderung abgelehnt oder tritt ein weiterer in der Klausel bestimmter Umstand ein, muss der Anspruch innerhalb einer zusätzlichen Frist gerichtlich geltend gemacht werden.

Auch hierfür sehen Arbeitsverträge häufig drei Monate vor.

Wer die erste Stufe einhält, anschließend jedoch die gerichtliche Geltendmachung versäumt, kann seinen Anspruch dennoch verlieren.

Welche Frist die zweite Stufe auslöst, hängt vom konkreten Wortlaut der Vertragsklausel ab.

Wann sind Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag unwirksam?

Nicht jede im Arbeitsvertrag enthaltene Ausschlussklausel ist rechtlich wirksam. Vorformulierte Vertragsbedingungen unterliegen grundsätzlich der Inhaltskontrolle nach §§ 305 ff. BGB.

Dabei kommt es insbesondere auf die Länge der Fristen, die vorgeschriebene Form der Geltendmachung sowie den Umfang der erfassten Ansprüche an.

1. Zu kurze Ausschlussfristen

Eine vorformulierte Ausschlussklausel, die für die erstmalige Geltendmachung weniger als drei Monate vorsieht, ist regelmäßig unwirksam.

Das BAG hat entschieden, dass eine Frist von weniger als drei Monaten ab Fälligkeit bei einer formularmäßigen Ausschlussklausel eine unangemessene Benachteiligung darstellt.

BAG, Urteil vom 28.09.2005 – 5 AZR 52/05

Auch für die gerichtliche Geltendmachung im Rahmen einer zweistufigen Ausschlussfrist muss in Formulararbeitsverträgen grundsätzlich eine angemessene Frist von mindestens drei Monaten vorgesehen werden.

2. Fehlende Ausnahme für den gesetzlichen Mindestlohn

Besondere Bedeutung hat die Rechtsprechung des BAG zu Ausschlussklauseln, die auch Ansprüche auf den gesetzlichen Mindestlohn erfassen.

Mit Urteil vom 18.09.2018 hat das BAG entschieden, dass eine vorformulierte Verfallsklausel, die den gesetzlichen Mindestlohn nicht ausnimmt, gegen das Transparenzgebot des § 307 Abs. 1 Satz 2 BGB verstößt und insgesamt unwirksam ist, wenn der Arbeitsvertrag nach dem 31.12.2014 geschlossen wurde.

BAG, Urteil vom 18.09.2018 – 9 AZR 162/18

Die Entscheidung ist besonders bedeutsam, weil sich die Unwirksamkeit nicht auf Mindestlohnansprüche beschränkt. Im entschiedenen Fall konnte sich das Unternehmen auch gegenüber einem Anspruch auf Urlaubsabgeltung nicht auf die Ausschlussklausel berufen.

Bei älteren Arbeitsverträgen ist die Rechtslage differenzierter zu beurteilen. Entscheidend sind insbesondere der Zeitpunkt des Vertragsschlusses und die konkrete Vertragsgestaltung.

3. Unzulässige Schriftform

Seit dem 01.10.2016 darf in neu abgeschlossenen Formulararbeitsverträgen für die Geltendmachung von Ansprüchen grundsätzlich keine strengere Form als Textform vorgeschrieben werden (§ 309 Nr. 13 BGB).

Eine eigenhändige Unterschrift darf damit für die Anspruchsanmeldung in solchen Verträgen nicht verlangt werden. Eine E-Mail genügt zur Einhaltung der Textform.

Enthält ein nach dem 30.09.2016 geschlossener Formulararbeitsvertrag dennoch eine zwingende Schriftformklausel, kann dies zur Unwirksamkeit der Ausschlussregelung führen.

Auch bei älteren Vertragsklauseln kann eine E-Mail ausreichen. Das BAG hat bereits entschieden, dass eine vertraglich verlangte schriftliche Geltendmachung nach § 127 Abs. 2 BGB im Zweifel durch eine E-Mail gewahrt werden kann.

BAG, Urteil vom 16.12.2009 – 5 AZR 888/08

4. Gesetzlich geschützte Ansprüche

Ausschlussfristen dürfen nicht uneingeschränkt sämtliche Ansprüche erfassen.

Insbesondere Ansprüche auf den gesetzlichen Mindestlohn sowie Ansprüche wegen vorsätzlicher Pflichtverletzungen unterliegen besonderen gesetzlichen Schutzvorschriften.

Ob ein Verstoß gegen diese Vorgaben zur Unwirksamkeit der gesamten Klausel oder lediglich einzelner Regelungsbestandteile führt, hängt von der jeweiligen Vertragsgestaltung und den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen ab.

Eine pauschale Beurteilung allein anhand des Wortlauts „alle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis“ ist deshalb nicht ausreichend.

Können Bonuszahlungen, Provisionen und Überstunden verfallen?

Ja. Vergütungsansprüche, die über das laufende Grundgehalt hinausgehen, können ebenfalls arbeitsvertraglichen oder tarifvertraglichen Ausschlussfristen unterliegen.

Dies betrifft insbesondere variable Vergütungen, Jahresboni, Tantiemen, Provisionen, Sonderzahlungen und Überstundenvergütungen.

Bei diesen Ansprüchen ist allerdings häufig bereits der Zeitpunkt der Fälligkeit streitig.

Ein Jahresbonus wird beispielsweise nicht zwangsläufig mit dem Dezembergehalt fällig. Maßgeblich können die vertraglichen Bonusregelungen, die Feststellung der Zielerreichung oder ein vereinbarter Abrechnungstermin sein.

Auch bei Provisionen kann die Fälligkeit davon abhängen, wann die vertraglichen Voraussetzungen erfüllt sind und welche Abrechnungsregelungen gelten.

Besondere Schwierigkeiten entstehen, wenn die anspruchsberechtigte Person die Höhe ihrer Forderung mangels ausreichender Informationen noch nicht bestimmen kann.

Ob und wann eine Ausschlussfrist beginnt, muss deshalb anhand der jeweiligen Anspruchsgrundlage geprüft werden.

Können Urlaubsansprüche und Urlaubsabgeltung verfallen?

Bei Urlaubsansprüchen ist zwischen dem Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub während des bestehenden Arbeitsverhältnisses und dem Anspruch auf finanzielle Urlaubsabgeltung nach dessen Beendigung zu unterscheiden.

Urlaub während des Arbeitsverhältnisses

Der gesetzliche Mindesturlaub unterliegt besonderen Schutzvorschriften.

Nach der Rechtsprechung des BAG verfällt der gesetzliche Urlaubsanspruch grundsätzlich nur dann mit Ablauf des Urlaubsjahres oder eines zulässigen Übertragungszeitraums, wenn das Unternehmen die Beschäftigten zuvor konkret über ihre Urlaubsansprüche und den drohenden Verfall informiert und sie zur Inanspruchnahme des Urlaubs aufgefordert hat.

Auch der Beginn der gesetzlichen Verjährung hängt grundsätzlich von der Erfüllung dieser Mitwirkungsobliegenheiten ab.

BAG, Urteil vom 20.12.2022 – 9 AZR 266/20

Urlaubsabgeltung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Kann Urlaub wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden, entsteht unter den Voraussetzungen des § 7 Abs. 4 BUrlG ein Anspruch auf finanzielle Abgeltung.

Dieser Urlaubsabgeltungsanspruch ist ein Geldanspruch und kann grundsätzlich wirksamen arbeitsvertraglichen oder tarifvertraglichen Ausschlussfristen unterliegen.

Das BAG hat mit Urteil vom 24.05.2022 bestätigt, dass ein Urlaubsabgeltungsanspruch wegen Versäumung einer wirksamen arbeitsvertraglichen Ausschlussfrist erlöschen kann.

BAG, Urteil vom 24.05.2022 – 9 AZR 461/21

Offene Urlaubsabgeltungsansprüche sollten deshalb nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zeitnah geprüft und geltend gemacht werden.

Gelten Ausschlussfristen auch bei Tarifverträgen?

Enthält ein anwendbarer Tarifvertrag Ausschlussfristen, können diese ebenfalls zum Verfall arbeitsrechtlicher Ansprüche führen.

Dabei können tarifvertragliche Fristen auch kürzer sein als die für vorformulierte Arbeitsvertragsklauseln grundsätzlich erforderlichen drei Monate.

Die AGB-rechtlichen Maßstäbe für Formulararbeitsverträge lassen sich nicht ohne Weiteres auf tarifvertragliche Regelungen übertragen.

Das BAG hat mit Urteil vom 29.01.2025 entschieden, dass ein einschlägiger Tarifvertrag, der arbeitsvertraglich insgesamt in Bezug genommen wird, grundsätzlich nicht der AGB-rechtlichen Inhaltskontrolle unterliegt.

BAG, Urteil vom 29.01.2025 – 4 AZR 83/24

Deshalb muss zunächst festgestellt werden, ob ein Tarifvertrag Anwendung findet, welche Ausschlussfristen er vorsieht und ob die betreffende Forderung von diesen Fristen erfasst wird.

Was gilt bei einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses?

Nach einer Kündigung ist die Prüfung offener Ansprüche besonders wichtig.

Häufig bestehen noch Forderungen auf ausstehende Vergütung, variable Vergütung, Überstundenvergütung oder Urlaubsabgeltung. Diese können trotz Beendigung des Arbeitsverhältnisses arbeitsvertraglichen oder tarifvertraglichen Ausschlussfristen unterliegen.

Unabhängig davon ist die Frist für die Erhebung einer Kündigungsschutzklage zu beachten.

Nach § 4 KSchG muss eine Kündigungsschutzklage grundsätzlich innerhalb von drei Wochen nach Zugang der schriftlichen Kündigung beim Arbeitsgericht erhoben werden.

Diese gesetzliche Klagefrist ist von arbeitsvertraglichen Ausschlussfristen zu unterscheiden.

Allerdings kann die Erhebung einer Kündigungsschutzklage zugleich bestimmte Ausschlussfristen wahren. Das BAG hat entschieden, dass mit einer Bestandsschutzklage grundsätzlich auch die erste und zweite Stufe tariflicher Ausschlussfristen für Vergütungsansprüche wegen Annahmeverzugs gewahrt werden können, soweit diese vom Ausgang des Kündigungsschutzverfahrens abhängen.

BAG, Urteil vom 24.09.2014 – 5 AZR 593/12

Dies bedeutet jedoch nicht, dass jede denkbare Forderung durch eine Kündigungsschutzklage automatisch gesichert wird. Andere Ansprüche, beispielsweise auf Boni oder Urlaubsabgeltung, müssen gesondert geprüft werden.

Welche Bedeutung haben Ausschlussfristen für Unternehmen?

Für Unternehmen sind Ausschlussfristen ein wichtiges Instrument, um finanzielle Risiken zu begrenzen und zeitnah Rechtssicherheit über offene Forderungen zu schaffen.

Wirksam vereinbarte Ausschlussfristen können verhindern, dass Ansprüche aus lange zurückliegenden Abrechnungszeiträumen erstmals Jahre später geltend gemacht werden.

Allerdings können fehlerhafte Vertragsklauseln ihre Schutzwirkung verlieren.

Insbesondere bei der Verwendung älterer Arbeitsvertragsmuster besteht das Risiko, dass Ausschlussfristen nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen und der Rechtsprechung des BAG entsprechen.

Unternehmen sollten deshalb regelmäßig prüfen, ob ihre Arbeitsverträge wirksame Ausschlussklauseln enthalten, die notwendigen gesetzlichen Ausnahmen berücksichtigen und keine unzulässigen Formanforderungen vorsehen.

Dies gilt insbesondere bei Vereinbarungen über variable Vergütung, Boni, Provisionen und sonstige Sonderleistungen.

Auch Ansprüche des Unternehmens gegen Beschäftigte, beispielsweise auf Schadensersatz oder Rückzahlung bestimmter Leistungen, können von wirksam vereinbarten Ausschlussfristen erfasst werden.

Wie lassen sich arbeitsrechtliche Ansprüche vor dem Verfall schützen?

Wer offene Ansprüche geltend machen möchte, sollte zunächst den Arbeitsvertrag und einen möglicherweise anwendbaren Tarifvertrag auf Ausschlussfristen prüfen.

Anschließend ist festzustellen, wann der jeweilige Anspruch fällig geworden ist.

Die Forderung sollte rechtzeitig und nachweisbar so konkret geltend gemacht werden, dass die andere Vertragspartei erkennen kann, welcher Anspruch aus welchem Sachverhalt erhoben wird. Soweit möglich, sollte auch die Höhe der Forderung angegeben werden.

Zur Geltendmachung genügt bei vereinbarter Textform eine E-Mail. Entscheidend ist, dass sie rechtzeitig zugeht und ihr Zugang im Streitfall nachgewiesen werden kann.

Enthält die Ausschlussklausel eine zweite Stufe, muss zusätzlich die Frist zur gerichtlichen Geltendmachung beachtet werden.

Eine außergerichtliche Zahlungsaufforderung hemmt zudem nicht automatisch die gesetzliche Verjährung.

Häufig gestellte Fragen zu Ausschlussfristen im Arbeitsrecht

Wann verfallen Gehaltsansprüche?

Gehaltsansprüche können bei wirksamen arbeitsvertraglichen oder tarifvertraglichen Ausschlussfristen bereits wenige Monate nach ihrer Fälligkeit verfallen. Ohne eine einschlägige Ausschlussfrist gilt grundsätzlich die gesetzliche Verjährung von drei Jahren.

Ist eine Ausschlussfrist von drei Monaten wirksam?

Eine dreimonatige Ausschlussfrist ist in einem vorformulierten Arbeitsvertrag hinsichtlich ihrer Länge grundsätzlich zulässig. Ihre Wirksamkeit hängt jedoch auch von den weiteren Vertragsregelungen und den erfassten Ansprüchen ab.

Reicht eine E-Mail aus, um eine Ausschlussfrist einzuhalten?

Ja. Arbeitsrechtliche Ansprüche können grundsätzlich per E-Mail geltend gemacht werden. Seit dem 01.10.2016 darf in neu abgeschlossenen Formulararbeitsverträgen für die Anspruchsanmeldung keine strengere Form als Textform vorgeschrieben werden (§ 309 Nr. 13 BGB).

Auch bei älteren Vertragsklauseln, die eine schriftliche Geltendmachung verlangen, reicht eine E-Mail regelmäßig aus. Das BAG hat bereits mit Urteil vom 16.12.2009 – 5 AZR 888/08 entschieden, dass eine vertraglich vereinbarte Schriftform nach § 127 Abs. 2 BGB im Zweifel durch E-Mail gewahrt werden kann.

Wichtig ist, dass die Forderung hinreichend konkret bezeichnet wird und die E-Mail der anderen Vertragspartei innerhalb der Ausschlussfrist zugeht.

Sind Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag immer wirksam?

Nein. Ausschlussklauseln können insbesondere wegen zu kurzer Fristen, unzulässiger Formanforderungen oder Verstößen gegen das Transparenzgebot unwirksam sein.

Ob eine bestimmte Klausel wirksam ist, hängt vom Zeitpunkt des Vertragsschlusses, ihrem konkreten Inhalt und den anwendbaren gesetzlichen Vorschriften ab.

Können Ansprüche trotz abgelaufener Ausschlussfrist noch durchgesetzt werden?

Das ist möglich, wenn die Ausschlussklausel unwirksam ist, den betreffenden Anspruch nicht erfasst oder aus anderen rechtlichen Gründen kein Verfall eingetreten ist.

Auch ein Anerkenntnis des Anspruchs durch die andere Vertragspartei kann für die rechtliche Beurteilung von Bedeutung sein.

Fazit: Ausschlussfristen können über den Bestand arbeitsrechtlicher Ansprüche entscheiden

Arbeitsrechtliche Ansprüche können bereits nach wenigen Monaten verfallen. Das gilt insbesondere für offene Vergütungsansprüche, Bonuszahlungen, Provisionen und Urlaubsabgeltung.

Entscheidend ist jedoch stets, ob eine Ausschlussfrist wirksam vereinbart wurde, welchen Anspruch sie erfasst und wann die Frist zu laufen beginnt.

Die Rechtsprechung des BAG zeigt, dass insbesondere vorformulierte Ausschlussklauseln einer sorgfältigen rechtlichen Prüfung bedürfen.

Für Beschäftigte kann die Unwirksamkeit einer Verfallsklausel bedeuten, dass vermeintlich verlorene Ansprüche noch durchsetzbar sind. Für Unternehmen ist eine rechtssichere Vertragsgestaltung wichtig, um spätere Auseinandersetzungen und finanzielle Risiken zu vermeiden.

Rechtliche Beratung zu Ausschlussfristen und Vergütungsansprüchen

Als Fachanwältin für Arbeitsrecht in Düsseldorf berate ich Beschäftigte, Führungskräfte und Unternehmen bei der Prüfung und Durchsetzung arbeitsrechtlicher Ansprüche sowie bei der Gestaltung und Überprüfung arbeitsvertraglicher Ausschlussklauseln.